容大感光:对外信息报送和使用管理制度（2025年11月）

杭州热电集团股份有限公司董事会议事规则

作为中国浙江省内一家领先的能源企业,杭州热电集团股份有限公司（以下简称“公司”）始终秉承“科学发展、审慎治理”的理念，严格按照公司法规和相关法律法规，规范董事会议的事规和流程，公司董事会议事规则的制定和修订，是公司治理体系和治理能力现代化的重要组成部分，旨在确保公司的长期稳健发展，实现股东利益的最大化。

董事会议的基本要求

1. 会议的召开
   公司每年至少召开两次董事会议，分别是年度普通董事会议和（或）临时董事会议，普通董事会议通常在公司年度股东大会后召开，审议公司年度报告及其他重要事项，临时董事会议可根据公司发展需要或特殊情况召开。

2. 会议的通知
   公司每次董事会议需提前30个工作日向股东及其他关心公司事务的单位和个人发布通知，通知内容包括会议的时间、地点、议程以及其他事项。

   

3. 出席要求
   公司董事会议的出席要求：董事会成员必须到场，其他股东及关注人可以出席或asl发表意见，公司特别邀请的顾问或专家可根据需要出席。

会议的组织与准备

1. 会议日程安排
   公司在召开董事会议前，将会议日程提前向股东等发布，明确会议的时间安排、议题列表及其讨论顺序，会议期间，公司需配备专业的秘书和技术支持，确保会议顺利进行。

2. 场地选择与准备
   会议场地需符合公司发展水平，具备良好的音画设备和会议支持设施，公司还需提前准备会议文件、相关数据和资料，确保会议内容的准确传达。

3. 文件的准备
   会议前，公司需准备好以下材料：公司年度报告、季度报告、财务报表、独立审计报告、董事会提案及相关背景资料等，并在会议前提供给出席者。

会议的议程

1. 议题的制定
   公司根据实际情况制定会议议程，包括但不限于以下内容：审议公司年度报告、审批财务预算及报表、审议重大项目投资决策、讨论公司战略发展规划、审议重大会议决议等。

2. 议题的讨论与表决
   每项议题均需经过充分讨论，出席董事会成员及其他关注人可提出建议和意见，会议采用多数决规则，特定事项如特别决议需经全体股东同意。

决策机制

1. 决策规则
   公司董事会议的决策遵循多数决原则，普通决议需简单多数通过，特别决议需经全体股东同意。

2. 董事会的责任
   公司董事会负有依法履行职责、合规决策的义务，确保公司重大事项决策的科学性和合理性。

会议的记录与审计

1. 记录要求
   公司会议需由专业秘书全程记录，会议内容、决议及其他重要信息均需记录下来，并由公司审计部门审阅。

2. 审计机制
   公司定期对董事会议的记录和决策过程进行审计，确保会议的合法性、合规性及透明度。

会议的监督与问责

1. 监督机制
   公司设立独立的审计部门，对董事会议的事规和决策过程进行监督，确保公司治理的透明和高效。

2. 问责制度
   对于违反公司事规的行为，公司将依法依规进行处理，确保公司治理的严肃性和权威性。

随着公司业务的不断扩展和市场环境的日益复杂化,公司将进一步完善董事会议事规，提升公司治理水平和决策效率，确保公司在能源行业中的领先地位和社会责任担当，公司将继续坚持“科学发展、审慎治理”的理念，推动公司实现可持续发展，为股东创造更大价值。

通过规范董事会议事规,公司将进一步明确公司治理目标，增强公司治理能力和治理体系的现代化水平，为公司长期稳健发展提供坚实保障。