大胜达:浙江大胜达包装股份有限公司董事会秘书工作细则

浙江大胜达包装股份有限公司董事会秘书工作细则

为规范公司董事会秘书的工作流程和职责，确保公司治理的规范性和高效性，根据公司实际情况和工作需求,特制定本工作细则。

职责

1. 协助董事会履职
   根据董事会的要求，协助完成董事会的各项工作，包括但不限于会议准备、文件归档、信息查询等。

2. 维护公司文件档案
   负责公司董事会相关文件的收集、整理、存放和管理,确保文件的完整性和安全性。

3. 协调内部事务
   协助公司行政部门完成与董事会相关的事务，包括但不限于信息查询、对外沟通等。

4. 处理公司内部信息
   对公司重大事项、重大决策及相关信息进行记录和整理,及时反馈给董事会。

5. 保密工作
   严格执行公司保密制度，确保董事会相关信息和文件的安全,防止泄密。

6. 日常工作支持
   协助董事会成员完成日常工作中的各项事务，包括但不限于安排会议、查询资料等。

工作流程

1. 文件管理

   • 收集并整理董事会相关文件，包括但不限于会议纪要、决议、补充文件等。
   • 按时间顺序、重要性进行分类存放,确保文件的易找性。

2. 会议准备

   • 协助董事会秘书准备会议材料，包括议题、文件、签到表、笔记本等。
   • 协助会议秘书记录会议内容,整理出会议纪要并提交。

3. 信息查询

   • 针对董事会成员的需求，及时提供相关信息和资料。
   • 确保信息的准确性和及时性。

4. 档案归档

   • 定期检查档案，确保文件完整无损。
   • 对于过期文件进行归档,按照公司规定进行存储和销毁。

5. 日常事务协助

   • 协助董事会成员完成个人事务，如接待、行程安排等。
   • 处理董事会办公室的日常事务，如物资管理、设备维护等。

工作要求

1. 高度负责
   董事会秘书应具备较高的责任心，严格遵守公司规章制度,保密公司秘密。

2. 工作细致
   工作中注重细节，确保文件的准确性和完整性,避免出现低级错误。

3. 积极主动
   积极发现工作中的问题并提出解决方案,主动与各部门沟通协作。

4. 服从管理
   严格遵守公司管理制度,服从公司及董事会的决策和安排。

5. 时间管理
   合理安排工作时间，确保各项工作按时完成,提高工作效率。

注意事项

1. 保密制度
   在任何情况下都不得泄露公司的内部信息和机密资料。

2. 职业道德
   严守职业道德，保持良好的工作作风,不得利用职务之便为私自牟利。

3. 安全措施
   确保公司档案和文件的安全,防止损失或丢失。

4. 及时反馈
   对于工作中发现的问题及时向上级汇报,寻求解决方案。

考核与评估

1. 工作表现
   定期对董事会秘书的工作进行考核，包括工作完成情况、工作态度、职业道德等方面。

2. 评估标准

   • 工作效率：按时完成各项任务,工作质量。
   • 工作细致：文件管理、信息查询的准确性。
   • 保密意识：对公司机密的保密情况。
   • 职业道德：遵守公司规章制度,保持良好职业风格。

3. 改进措施
   根据考核结果，发现问题并及时改进,提升工作能力和水平。

公司支持

1. 工作环境
   公司将为董事会秘书提供良好的工作环境和必要的办公条件。

2. 培训支持
   定期组织业务培训和职业发展培训,提升工作能力和综合素质。

3. 绩效考核
   公司将通过绩效考核机制,激励董事会秘书工作积极性和效率。

附则

1. 本细则由公司董事会根据实际情况进行解释和修订,未尽事宜由公司另行规定。

2. 本细则一式四份，公司一份，董事会秘书各执一份,自始自终具有同等效力。

浙江大胜达包装股份有限公司
日期：2023年XX月XX日